Geheimhouding in het vertrouwenswerk

Heb ik geheimhouding?

De vertrouwenspersoon heeft geen absolute geheimhoudingsplicht. De taakomschrijving – zoals genoemd in veel klachtenregelingen gebaseerd op de verouderde modelklachtenregeling uit 1998 – zet veel vertrouwenspersonen echter op het verkeerde been. Daar wordt geheimhouding expliciet genoemd.

Modelklachtenregeling primair en voortgezet onderwijs
Artikel 3 Aanstelling en taken vertrouwenspersoon

7. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.

In deze tekst wordt met ‘geheimhouding’ bedoeld dat vertrouwenspersonen zorgvuldig moeten handelen en niet zomaar informatie mogen delen. Deze paragraaf zou dan ook beter kunnen luiden:

De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze vertrouwelijkheid vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.

Informatie delen

Het is soms noodzakelijk om informatie met anderen te delen voor het adequaat uitoefenen van de vertrouwenstaken en het oplossen van een klacht. Er kan dan geen sprake zijn van geheimhouding. Denk bijvoorbeeld aan:

Sommige vertrouwenspersonen worstelen met de wettelijke meldplicht. Voor hen staat dit op gespannen voet met de vertrouwelijkheid waarmee ze een klacht moeten behandelen. Toch is het individuele belang van de klager in dit geval ondergeschikt aan de veiligheid van iedereen op school.  Externe vertrouwenspersonen zijn geen onderwijspersoneel en vallen daardoor niet onder deze Meldplicht.

Wet bestrijding van seksueel geweld en seksuele intimidatie in het onderwijs/meld- en aangifteplicht (1999)

Artikel 4: Verplichting tot overleg en aangifte inzake zedenmisdrijven

Indien een personeelslid op enigerlei wijze bekend is geworden dat een ten behoeve van de school met taken belast persoon zich mogelijk schuldig maakt of heeft gemaakt aan een misdrijf bedoeld in het eerste lid jegens een minderjarige leerling van de school, stelt het personeelslid het bevoegd gezag daarvan onverwijld in kennis.

Geheimhouding is geen oplossing

Klagers vragen vaak aan de vertrouwenspersoon om geheimhouding. Dat is begrijpelijk vanuit het oogpunt van een klager die zich kwetsbaar voelt. Maar het is onverstandig om aan zo’n verzoek te voldoen. Door geheimhouding te beloven aan een klager, komt de vertrouwenspersoon in een lastig parket en zet zichzelf daarmee qua handelen mogelijk klem.

Geheimhouding beloven betekent bijvoorbeeld dat je de externe vertrouwenspersoon niet kunt inschakelen. Het maakt het lastig anderen die een rol spelen bij het oplossen van de klacht te betrekken zoals de schoolleiding, het bestuur of de klachtencommissie. Het niet kunnen oplossen van de klacht betekent dat een onveilige situatie op school mogelijk blijft bestaan die ook andere leerlingen kan treffen.

Geheimhouding kan ook zorgen voor gewetensnood. Als vertrouwenspersoon kan dat voelen alsof je een last met je meedraagt, terwijl je wilt ondersteunen in het oplossen van de klacht.

Wees duidelijk naar de klager

Als een klager vraagt om geheimhouding ga dan na waarom dat zo is. Waar is de klager bang voor? Hoe kan die angst worden weggenomen? Geef daarbij duidelijk aan dat geheimhouding een mogelijke oplossing in de weg staat. Gebruik de volgende aandachtspunten om dit aan te geven:

• er kunnen geen andere functionarissen ingeschakeld worden om de klacht af te handelen;
• in sommige gevallen is de vertrouwenspersoon verplicht om melding te maken bij het bevoegd gezag;
• de vertrouwenspersoon kan als getuige worden opgeroepen door de klachtencommissie of de rechter.

Zorg daarom juist voor duidelijkheid:

• Leg de klager duidelijk uit wat hij/zij kan verwachten.
• Informeer de klager over alle stappen die worden genomen.
• Vertel welke informatie aan wie wordt verstrekt en met welk doel.
• Vraag de klager om toestemming om de informatie te delen.

Gouden regel: Beloof een klager nooit geheimhouding. Maak de klager duidelijk dat je de klacht uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk behandelt.